Я закончила университет в 2007 году по специальности математик-программист. Была относительно прилежной студенткой. Домашки делала сама. В обучении была заинстересована. Старалась не пропускать занятия, даже какие-то очевидно бесполезные из-за сложности изложения материала.

Я так же прилежно себя вела и во втором своём университете на психолога-менеджера. До тех пока у нас не появился один хороший старичок, который одной простой фразой изменил моё отношение ко времени:

У человека есть только две настоящие ценности – время и здоровье. Именно ими человек расплачивается за всё, что с ним происходит. Ни деньгами, а временем и здоровьем!

И я начала выбирать то, чем я занимаюсь и НЕ занимаюсь без угрызений совести. Я чётко осознаю, что отказываясь от чего-либо, я могу столкнуться с проблемой, но при этом я сохраню свою энергию и ресурсы для более ценного.

Но, чтобы управлять своим временем и чувствовать себя свободно  в потоке задач необходима практика и дисциплина. Постоянная!

Как начать управлять своим временем

Однажды мои выпускники моих курсов по тестированию спросили, как подступиться к теме тайм-менеджмента. Я ответила следующее…

Полюбите время

Вначале нужно поллюбить и оцените время. Каждую минуту. Оно – ваша драгоценность, ваша валюта.

Не держите задачи в голове

Заведите себе некую систему, в которой вы будете записывать, организовывать, планировать свои задачи.

Но! Очень важно, чтобы система вашего планирования нравилась именно вам, вы должны уметь в ней работать, вы должны уметь с ней жить. И ни в коем случае она не должна вас раздражать. Систем много всяких. И нужно пробовать, пробовать, пробовать.

К сожалению, именно на этом шаге, многие сдаются, “проваливают” экзамен на умение планировать, считают, что что-то идет не так, что тайм-менеджмент – бесполезная вещь. Нужно просто не бросать когда “не получается”, а взять другой инструмент и мирно отпустить старый, который просто вам не подошел.

Я перебовала много инструментов – как бумажные блокнотики, стикеры, боарды, так и электронные, от простых до навороченных и специализированных от того же Архангельского. И тоже казалось, что не найду, но таки нашла своё единственное, гибкое и любимое.

Повторюсь: Вы должны найти именно тот инструмент, что подходит именно вам.

Записывайте все задачи, которые вам нужно выполнить. Это будут задачи из разных сфер жизни, но они должны быть записаны все вместе в один список.

Измерьте свою производительность

Вы должны узнать свою производительность (“пропускную способность”) в день, неделю или месяц. Для этого все задачи вначале необходимо оценивать: сколько вам нужно времени, чтобы выполнить задачу. Когда выполнили задачу, запишите сколько это заняло.

Первые недели проводите анализ, почему не уложились в оценку и записывайте сколько успели. Когда будет накоплена некоторая статистика, то определите свою настоящую производительность: сколько времени в день/неделю/месяц у вас на самом деле получается выделять на запланированные задачи.

В дальнейшем при планировании своего расписания не пробуйте выполнять намного больше, чем ваша производительность. Иначе, вероятнее всего, дело закончится вашей раздражительностью, усталостью, самобичеванием и т.п.

Несколько принципов тайм-менеджмента, которые меня не подводят

• Все задачи должны храниться в одном месте. Это место должно быть в любой момент времени под рукой.
• Задачи нужно записывать, а не пытаться задерживать их в голове.
• Планировать нужно не только с учетом свободного времени, но и обязательно с учетом своих внутренних ресурсов (энергия, здоровье, настроение). А трудоголикам лучше сразу резервировать в расписании и время на какой-то конкретный отдых или занятие спортом.
• Очень маленькие, минутные задачи  нужно делать сразу. Иначе, записывать в своё Хранилище Дел, а не держать в голове.
• Большие задачи разбивать на несколько маленьких. При этом длительность 1й задачи не более 3-4х часов. Иначе она рискует стать бесконечной.
• Задачи должны формулироваться как ответ на вопрос “Что нужно сделать?”
• Не смешивать задачи и справочную информацию. Информация мешает выполнению настоящих задач.
• Если можно делегировать задачу, то нужно делегировать.
• Каждый день выполнять задачи как важные, так и неважные. У Архангельского есть термин “лягушка” – задача, которая тебе не очень нравится. Чаще всего это задачи неважные и несрочные, к тому же короткие. Они обычно скапливаются и становятся раздажающим фактором в вашей системе планирования. Архангельский советует избавляться от одной лягушки в день. Я попробовала. Удивительно, я избавилась от лягушек и больше их у меня нет. Сейчас подобного рода задачи, я воспринимаю как самые обычные, которые нужно выполнить.

Мой пример

Сейчас (2015й год) я свои задачи записываю в trello. Визуализация процесса очень похожа на scrum board. Задача живет по следующему жизненному циклу:

• Общий пул задач
• Текущий месяц
• Текущая неделя
• Завтра
• Сегодня
• Корзина

А работа организована так:

• В начале месяца задачи попадают в “Текущий месяц” с учетом производительности месяца.
• Каждую неделю по понедельникам выбираются задачи из “Текущего месяца” в “Текущую неделю” с учетом производительности недели.
• Каждое утро определяется список задач и их последовательность на “Сегодня” и набросок на “Завтра” с учетом производительности дня.
• Из “Сегодня” в течение дня выбираются и выполняются задачи в порядке очередности.
• Т.о., к концу дня колонка “Сегодня” должна быть пуста.
• К концу недели колонки “Сегодня”, “Завтра”, “Текущая неделя” должны быть пусты.
• Все выполненные задачи отправляются в “Корзину”, а она сама отправляется в арихв по окончании месяца.

Когда процесс отработан, то его поддержка занимает минимум времени.

Оговорюсь, что, на мой взгляд, я довольно гибко подхожу к планированию.

• Например, при усталости, я могу заменить одну задачу “крепкую” на другую менее энергоемкую.
• Ввиду меняющихся жизненных приоритетов, что-то может добавиться из пула общего задач или попасть в него обратно.
• В настоящий момент, зная свою производительность,
•  Я не всегда оцениваю задачи. Оценка происходит на уровне интуиции.

Что почитать?

Из материалов, которые стоит дополнительно изучить и начать применять:

• Алгоритм getting things done. Он правда работает! Можно просто по картинкам из гугл его изучить.
• Видео Максима Дорофеева //www.youtube.com/watch?v=qDEOUKfa5go и дополнение к видео //www.mindmeister.com/ru/426089298/_
• Постановка целей по SMART . И этот инструмент тоже работает, если начать им пользоваться.
• Книга Дэвид Ален “Как привести дела в порядок”. Книга по сути про уже упомянутый  алгоритм Getting Things Done.
• Глеб Архангельский “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать” 

Эпилог

Получая второе образование, я ещё продолжала работать полный рабочий день. Тяжелый период. Рано вставала, поздно ложилась, семью почти не видела. Но и учиться очень хотела, и работать было нужно.

Однажды, прилежно спеша на занятия, я мечтала на самом деле о кружечке кофе вместо занятия, о паузе в этом жестоком ритме жизни. Мечты усугублялись тем, что дорога на учебу проходила вдоль одной из кофеен с вкуснейшим кофе. Проходя её, я на секунду задумалась, развернулась, зашла внутрь, купила кофе и медленно его выпила. Это, наверное, был мой самый медленный и самый вкусный кофе.

Всё потому что в ту секунду я поняла, что своё время я хочу вложить в своё здоровье, в свой дух, в свое настроение! Не важно, сколько времени я «потрачу». Важно сколько новой энергии я получу взамен.